Чиновники планують внести поправки в Трудовий кодекс, що передбачають скасування трудових книжок у 2020 році. Йдеться про відміну не документа як такого, а його паперової форми, до якої всі звикли в Росії, але практично не використовують у більшості країн світу. Роботодавців зобов’яжуть передавати необхідну інформацію в онлайн-режимі, відповідно самі трудові книжки будуть електронними. Важливим аспектом має стати скасування обов’язкового дублювання всієї електронної інформації в паперовому вигляді.
Законодавча база нововведень
У жовтні 2018 року Мінпраці опублікував нову версію законопроекту щодо ведення відомостей про трудову діяльність громадян в електронній формі. Вона передбачає скасування звичних паперових трудових книжок з 1 січня 2020 року. Документ поки тільки винесено на обговорення для компетентних державних структур і імовірно повинен бути прийнятий до липня 2019 року в рамках Федерального проекту «Нормативне регулювання цифрового середовища».
У попередній версії документа планувалося залишити більш тривалий період адаптації (аж до 2027 роки), коли інформація повинна була дублюватися в електронному та паперовому варіантах. Такий підхід мав пом’якшити перехід для старшого покоління, але при цьому був пов’язаний з додатковими витратами для представників бізнесу.
На замітку! За результатами опитування від Мінпраці, для 57% росіян заміна традиційних трудових книжок електронним аналогом бачиться небажаної.
За підрахунками фахівців Ощадбанку, за рахунок відмови від подвійного документообігу та прискореного впровадження електронного обліку роботодавці зможуть заощадити близько 62 млрд. Руб. щорічно. Крім скорочення часових і фінансових витрат на документообіг, електронна система дозволить виключити підробку документів і захистити права громадян як працівників. Якщо трудові книжки скасують у 2020 році, роботодавці позбавлять себе від можливих штрафів за помилки в їх оформленні та умови зберігання. З іншого боку, з’являться додаткові ризики, пов’язані з втратою електронних даних або помилками програмного забезпечення.
етапи змін
Якщо законопроект таки буде прийнятий і підписаний Президентом РФ, роботодавців і працівників чекають наступні етапи впровадження нововведень:
- З початку 2020 року необхідно вносити встановлену інформацію в інформаційну систему ПФ. За бажанням працівника (на підставі письмової заяви) роботодавці можуть продовжувати вести документацію додатково на папері до моменту звільнення з цього місця роботи. Працівникам, які не написав заяву до кінця року, головний документ обліку трудової діяльності повертається, а з роботодавців знімається відповідальність за його зберігання.
- З початку 2021 року за працевлаштуванні буде оформлятися виключно електронний документ. Ведення паперових аналогів і будь-які заяви працівника з цього приводу більше не будуть передбачені. При цьому роботодавець буде надавати відомості тільки про останнє місце роботи. Для отримання повної картини про робочої діяльності за всі роки доведеться звертатися із запитом до Пенсійного фонду або МФЦ.
За словами авторів законопроекту, впровадження електронного обліку вимагає мінімум додаткових маніпуляцій, тому що він буде базуватися на базах даних Пенсійного фонду, де вже міститься основний обсяг відомостей, що стосуються трудової діяльності громадян. Таким чином, буде потрібно тільки внести додатково інформацію про присудження нагороджень і дисциплінарних стягнень.
Електронний документооберт
Згідно із законопроектом, всі роботодавці (крім фізичних осіб, які не мають статусу ІП) зобов’язані для обліку трудової діяльності персоналу вносити щомісяця дані в систему Пенсійного фонду. Вони аналогічні тим, що заповнюються в паперових документах. Електронний аналог буде містити на кожного громадянина повну інформацію про:
- спеціальності;
- виконаних роботах;
- займаних посадах;
- перекладах на інше постійне місце роботи;
- підставах розірвання трудового договору;
- звільнення;
- нагородження за успішну роботу.
У разі звільнення або за заявою працівника в процесі роботи роботодавця зобов’яжуть надавати зазначені дані в паперовому вигляді, запевняючи їх належним чином. Крім того, їх можна буде отримати при зверненні до відділення Пенсійного фонду або через портал держпослуги. Інформацію потрібно буде пред’являти при укладенні нового трудового договору. Додатковою перевагою для громадян стане можливість надання роботодавцю всі дані про себе в електронному вигляді, що буде особливо актуально при популярному сьогодні віддаленому працевлаштуванні.
Коли і як паперові трудові книжки замінять на електронні: відео
