Щоб уникнути штрафних санкцій, підприємство або ІП з найманими працівниками повинно своєчасно подати звітність в ПФР (в іншому випадку з 1 квітня 2019 року нараховано штраф). При цьому функція з контролю за порядком сплати страхових внесків буде покладено на Податкову службу, яка має широкі повноваження і може карати порушників за недотримання термінів або неправильно заповнені форми документів. Передбачається, що вдосконалена система подачі звітності буде менш обтяжливою для підприємств та ВП, які змушені щомісяця подавати великий обсяг документів і витрачати на заповнення обов’язкових форм багато часу і сил.
СЗВ-М
Ще в другому кварталі 2018 року було введено додаткову вимогу, відповідно до якого індивідуальні підприємці, які здійснюють приватну бізнес-діяльність, і організації повинні передавати до Пенсійного фонду дані про офіційно працевлаштованих працівників (в тому числі тих, які перебувають у відпустці або декреті), використовуючи форму СЗВ-М. Ця вимога буде актуально і в 2019 році, але від такого зобов’язання будуть звільнені ІП, у яких немає найманих працівників.
Типова помилка бухгалтерів при заповненні СЗВ-М — це надання неповної інформації, яка не дозволяє оцінити реальну кількість осіб, що підлягають страхуванню. За фактом дані співробітника повинні бути включені в такий звіт навіть у тому випадку, якщо їм надаються послуги не тільки на підставі трудового договору (або надання послуг), але і при укладанні видавничого, ліцензійного договору, а також договору авторського замовлення.
Терміни здачі звітності:
Якщо мова йде про трудовий договір, то підприємство або ІП зобов’язана відзвітувати про застрахованих осіб, незалежно від того, чи виконували вони свої посадові обов’язки за звітний період чи ні. У той же час не варто побоюватися штрафу за несвоєчасну подачу форми СЗВ-М, якщо:
- єдиний співробітник організації — це її засновник;
- організація з якоїсь причини припинила свою господарську діяльність, і у неї немає найманих працівників;
- на зборах товариства або кооперативу пройшли вибори голови, але при цьому з ним не було укладено договір на виконання обов’язків.
Якщо звітність подає велике підприємство, в штаті якого більше 25 осіб, то, щоб уникнути паперової тяганини, форму доведеться подати в електронному вигляді за допомогою мультимедіа. Невеликі організації та ВП можуть подавати СЗВ-М на паперовому носії.
При вказівці актуальної інформації важливо уникнути помилок при заповненні форми. Якщо в ході перевірки буде виявлено хоча б одна неточність, то роботодавцю доведеться заплатити штраф в 500 руб. (Відповідно, таку суму доведеться заплатити за кожну неточність або помилку). І це не рахуючи штрафу за недотримання терміну подання звіту СЗВ-М, який повинен надійти до контролюючого органу до 15 числа кожного місяця.
Завантажити бланк звітності СЗВ-М
Зразок заповнення звітності в ПФР за формою СЗВ-М
Відомості про трудову діяльність
З 2019 року роботодавцям доведеться подавати ще один звіт в ПФР, який вже анонсований урядом. Йдеться про «Відомостях про трудову діяльність застрахованої особи», де буде відображатися інформація про пристрій на роботу, переведення на іншу посаду та звільнення з зазначенням причин, що спонукали розірвати чинний трудовий договір. Запровадження такої форми обумовлено процесом переходу на електронні трудові книжки, і вона буде незмінною складовою звітності та обов’язково увійде в календар бухгалтера. При заповненні бланка необхідно буде вказати наступну інформацію:
- повна назва страхувальника або відомості про його перейменування (в цьому випадку повинна бути вказана підстава для перейменування і надана відповідна документація);
- реєстраційний номер;
- точні дані про прийом на роботу (про переміщення в інший підрозділ);
- найменування професії, спеціальності або посади з зазначенням її кваліфікації (робочої категорії, класу, розряду, кваліфікації);
- інформація про переведення на іншу посаду;
- дані про звільнення і точні підстави для припинення дії трудового договору;
- реквізити наказу або розпорядження про працевлаштування.
Подавати відомості про трудову діяльність своїх співробітників роботодавці будуть зобов’язані до 15 числа кожного місяця, т. Е. Для такого звіту встановлено той самий строк здачі форми, що і для СЗВ-М.
ДСВ-3
Ще одна форма звітності, яка подається в ПФР — це ДСВ-3, де відображається розмір додаткових страхових внесків. Але вона заповнюється тільки в тому випадку, якщо найманий працівник довірив перерахування таких платежів свого роботодавця, написавши заяву встановленого зразка.
Якщо на підприємстві чисельність співробітників понад 25 осіб, то ДСВ-3 подається в електронній формі. Це необхідно робити 4 рази на рік (один раз в квартал) до 20 числа місяця після закінчення звітного періоду.
За рахунок оплати додаткових страхових внесків працівник після закінчення трудової діяльності може розраховувати на більш значний розмір пенсійних виплат, незалежно від того, чи сам він їх оплачував або делегував ці повноваження роботодавцю. Але інформація в ДСВ-3 повинна повністю відображати реальний розмір платежів, які були спрямовані на формування цієї частини пенсійних виплат. При цьому важливо, щоб кожен такий внесок був здійснений одним платежем після формування відповідного платіжного доручення.
Завантажити бланк звітності ДСВ-3
Завантажити інструкція щодо заповнення форми звітності ДСВ-3
СЗВ-СТАЖ
СЗВ-СТАЖ — це відносно нова форма для роботодавців, які з її допомогою звітують в ПФР про періоди роботи своїх фахівців, а також про суми нарахованих або сплачених за звітний період внесків. Її зобов’язані своєчасно подавати не тільки підприємства (включаючи відокремлені підрозділи), а та ВП, приватні детективи, нотаріуси та адвокати. Вперше як самостійний документ бланк СЗВ-СТАЖ з’явився в 2018 році, так як раніше такі відомості відбивалися в звіті РСВ-1.
Відповідно до вимог законодавства, роботодавець повинен відзвітувати про періоди роботи своїх фахівців один раз на рік: відповідно, незалежно від того, що буде, і як буде працювати підприємство з найманими працівниками, в ПФР в 2019 році СЗВ-СТАЖ необхідно буде подати до 1 березня, відзвітувавшись за попередній рік. У деяких випадках така форма подається достроково, наприклад, при реорганізації або ліквідації підприємства.
Завантажити бланк звітності ДСВ-СТАЖ
