Графік відпусток 2020 | як скласти, яким повинен бути

Графік відпусток на 2020 рік — нормативний документ для внутрішнього користування, який встановлює черговість і тривалість щорічної оплачуваної відпочинку. Наявність графіка вирішує кілька завдань одночасно. З його допомогою можна планувати роботу підприємства на час відсутності одного або декількох фахівців, своєчасно нарахувати відпускні та виплатити їх співробітникам; мінімізувати ймовірність накопичення невикористаних відпусток.

форма

Підприємство-роботодавець самостійно визначає форму складання графіка відпусток в 2020-му році. Зручніше оформляти документ як таблицю, в якій зібрано інформацію по співробітниках всіх підрозділів і філій компанії:

• ПІБ та посада штатного фахівця;
• табельний номер;
• запланована дата початку і закінчення відпустки;
• кількість днів;
• графи для внесення змін (в разі, якщо початок відпочинку зміститься).

Єдина форма Т-7, що існувала до 2013 року, більше не є обов’язковою, але багато підприємств користуються цим бланком як найбільш зручним.

Завантажити форму для графіка відпускних

У документі також вказується його номер, дата і рік складання, період, для якого він складається. Завіряється він підписами начальника відділу кадрів і керівника компанії.

терміни складання

У ст. 123 Трудового кодексу РФ сказано, що розклад на майбутній рік складається не пізніше, ніж за 14 днів до початку наступного року. Це означає, що граничний термін на 2020 рік — 17 січень 2019 го.

Директор компанії або його заступник (в рамках своєї компетенції) можуть змістити його на більш ранню дату. Рішення оформляється наказом по підприємству.

Попередній етап

Перед складанням графіка відповідальний фахівець повинен дізнатися про побажання кожного працівника. Не обов’язково дізнаватися точні дати — для початку досить уточнити місяць і зафіксувати в чорновому варіанті.

Роботодавець враховує побажання підлеглих і виконує їх у міру можливості. Є кілька категорій, яким надається чергова відпустка в той час, коли вони хочуть, відповідно до російського законодавства.

До таких категорій відносяться:

• Чоловіки, дружини яких перебувають у декретній відпустці.
• Неповнолітні співробітники.
• Ліквідатори аварії на Чорнобильській АЕС.
• Фахівці, що працюють за сумісництвом.
• Почесні донори РФ.

Це важливо! Працівники, які підпадають під перераховані вище категорії, пишуть заяву в довільній формі, де вказують бажані дати чергової відпустки. Заява здається в відділ кадрів, а в разі змін — складається заново.

тривалість

У графіку на 2020 рік обов’язково вказується тривалість в календарних днях. У статті 115 ТК РФ сказано, що основна відпустка триває 28 днів, але в тому ж Трудовому кодексі перераховані категорії, для яких він більш тривалий:

• педагоги;
• інваліди;
• державні службовці;
• робочі шкідливих і небезпечних виробництв;
• співробітники з ненормованим робочим днем;
• що працюють на Крайній Півночі.

Підлітки, зайняті на виробництві, також відносяться до пільгових груп. Тривалість щорічної відпускного періоду для них становить 31 день.

дати

Працівник може вказувати місяць або конкретну дату — за бажанням. У першому випадку йому доведеться писати додаткову заяву, в якому називати конкретні дати. У другому випадку цього робити не доведеться, тому що вони спочатку вказані в документі.

Якщо в графіку позначений тільки місяць, необхідний наказ по установі за підписом першого керівника, який визначає терміни подачі заяви із зазначенням конкретного дня початку відпустки. В ідеалі співробітник повинен подати його не пізніше, ніж за два тижні до запланованої дати.

Це необхідно для дотримання вимог, встановлених законодавством:

• Згідно ст. 123 Трудового кодексу РФ, начальник зобов’язаний завчасно сповістити підлеглого про майбутню відпустку.
• У статті 136 того ж Кодексу сказано, що бухгалтерія підприємства повинна оплатити відпустку вчасно. Крайній термін — 3 дні до його початку.

специфіка фірми

При складанні графіка обов’язково враховуються виробничі потреби і фінансові можливості роботодавця. Не можна одночасно надати відпустку всім фахівцям відділу збуту, бухгалтерії, транспортної служби — тимчасова відсутність профільних фахівців негативно відіб’ється на випуску продукції, продажу, паралізує роботу підприємства.

У деяких установах щорічну відпустку ділиться на 2 частини за погодженням сторін. Прийняти таке рішення в односторонньому порядку адміністрація не має права.

Увага! Відпускний період можна ділити на 2,3 і більше частин — законодавчих обмежень для цього немає. При дробленні важливо, щоб одна частина становила 14 днів. Більше — можна, менше — ні.

При використанні такої схеми кожен відпускний період (з дня початку і до дня закінчення) вноситься в графік окремо.

Послідовність дій

1. Наказ по підприємству із зазначенням кінцевих термінів складання документа, відповідальних посадових осіб.
2. Збір попередніх відомостей про бажаному часу відпочинку у співробітників.
3. Складання графіка за уніфікованою формою, в довільному вигляді або за зразком, затвердженим наказом по підприємству.
4. Затвердження графіка керівництвом (на підставі наказу).
5. Ознайомлення з наказом і відпускними розкладом кожного співробітника.

Це важливо! Графік обов’язковий до виконання обома сторонами, тому згода з ним працівники підтверджують особистим підписом. У документі повинна бути графа для підпису.

Внесення змін

Зміни в документ вносяться, коли дати відпочинку переносяться. Підставою для цього є:

• заяву співробітника із зазначенням причини перенесення;
• хвороба працівника;
• відгук з відпочинку до його закінчення в зв’язку з виробничою необхідністю.

Зсув дат і внесення змін до узгодженого графіка оформляється на підставі наказу по підприємству. Скасувати документ після його затвердження можна. Відомості, що стосуються нових співробітників, простіше оформляти як доповнення або додаток до нього.

Термін зберігання

Термін зберігання типових управлінських документів, зокрема, графіка відпусток, становить 1 рік. Відраховується він з 1 січня 2020 го і зберігається до 1 січня 2021-го.